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Administrationshandbuch

Stand: 03.12.2014
Version: 3.2

Inhaltsverzeichnis


1. Administration

1.1 Zugang und Oberfläche

Für den Zugriff auf den Administrationsbereich muss Ihr Benutzerkonto mit den entsprechenden Rechten ausgestattet sein. Ist dies der Fall, so erscheint unter dem Menü unter Ihrem Namen zusätzlich das Feld "Administration".

Abbildung 1 1: Erweiterte Menüleiste

Nachdem Sie auf das Feld geklickt haben, sehen Sie folgende Oberfläche:

Abbildung 1 2: Administrationsbereich

Der Administrationsbereich unterteilt sich in die Bereiche "allgemeine Einstellungen", "Nutzerverwaltung", "Integration", "Sicherheit" und "Lizenz". Sollte Sie eine eigene Installation verwenden, erscheinen zusätzlich "Kommunikation", "Protokollierung", "Inhalte" und "Erweiterungen" als Unterteilungen.

Für Communote Administratoren gibt es außerdem die Möglichkeit, sich als Verwalter zu einem Thema hinzuzufügen, um so verwaiste Themen wieder administrieren zu können.

Insbesondere sollen die folgenden Anwendungsfälle damit abgedeckt werden:

  • Der einzige Verwalter ist aus dem Unternehmen ausgeschieden.
  • Der einzige Verwalter ist länger krank und/oder nicht erreichbar.

Achtung: Zur Vermeidung von Missbrauch wird eine Aktivitätsmeldung in diesem Thema erzeugt, die nicht entfernt werden kann – auch nicht vom Administrator selbst. Alle zugriffsberechtigten Nutzer des Themas sehen folglich die Berechtigungsänderung. Zusätzlich bekommen alle Verwalter dieses Themas eine Mailbenachrichtigung über die Berechtigungsänderung.

Abbildung 1 3: Zum Themenverwalter werden

1.2 Allgemeine Einstellungen

Die unter Kontaktdaten abgelegten Informationen sind diejenigen, die Sie am Anfang der Communote Installation eingegeben haben. Sie dienen Communardo lediglich dazu, einen Ansprechpartner für das aufgesetzte System zu haben. Die mit einem * gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder, die ausgefüllt sein müssen. Die Zeitzone wird im Standard der Systemzeit angepasst.

Abbildung 1 4: Kontaktdaten

Sie haben die Möglichkeit, in Ihr Communote-System ein eigenes Logo einzufügen, welches anschließend stets am linken oberen Rand von Communote zu sehen ist. Das Logo sollte nicht größer als 320px in der Breite und 40px in der Höhe sein. Klicken Sie auf „Durchsuchen" und wählen Sie die entsprechende Datei aus. Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Logo übertragen" wird das Logo übernommen.

Abbildung 1 5: Logo ändern

In den E-Mail Einstellungen können Sie eine E-Mail-Adresse und einen dazugehörigen Namen festlegen, an die die E-Mails gesendet werden, wenn ein Nutzer beispielsweise auf eine Einladungs- oder Registrierungsmail antwortet. E-Mails, die über die Erstellung oder Veränderung einer Notiz informieren, sind davon ausgenommen. Bei diesen E-Mails wird eine themenpezifische E-Mail-Adresse verwendet. Zusätzlich können Sie eine E-Mail-Adresse für Supportanfragen definieren und eine Signatur eingeben, die unter jeder E-Mail standardmäßig erscheint, die vom Communote System versandt wird

Abbildung 1 6: E-Mail Einstellungen

Sie können unter Benachrichtigungseinstellungen entscheiden ob Benachrichtigungen über E-Mail bzw. XMPP einen Permalink zur Notiz enthalten sollen und ob Links zu den Anhängen einer Notiz in Benachrichtigungen eingefügt werden sollen. Sollten Sie sich dazu entschieden haben, nicht mehr mit Communote zu arbeiten, so haben Sie über diesen Punkt die Möglichkeit, Ihren kompletten Communote Business Account zu löschen.

Abbildung 1 7: Benachrichtigungseinstellungen

1.3 Nutzerverwaltung

Die Nutzerverwaltung besteht aus 2 Teilen, die jeweils unter einem Tab organisiert sind: Einer Übersicht über alle Nutzer, sowie einem Bereich für die Einladung neuer Benutzer. Im Bereich „Übersicht" sehen Sie alle Nutzer, die im Communote System registriert sind. Angezeigt wird der Name, der Alias, der Status und die Rolle. Folgende Status kann ein Benutzer haben:

  • Eingeladen: Der Nutzer hat eine Einladung erhalten.
  • Registriert: Der Nutzer hat auf die Einladung geantwortet und sich registriert.
  • Bestätigt: Wurde ein Nutzer von einem Themen Manager eingeladen, benötigt dies noch die Bestätigung durch einen Administrator.
  • Aktiviert: Der Nutzer ist aktiviert und kann in Communote aktiv werden.
  • Deaktiviert: Der Nutzer kann sich nicht mehr anmelden. Seine Profildaten und Einträge sind aber noch für andere Nutzer sichtbar. Ein Administrator kann den Nutzer reaktivieren.
  • Gelöscht: Der Nutzer kann sich nicht mehr anmelden und kann auch nicht reaktiviert werden. Seine Profildaten und Einträge sind aber noch für andere Benutzer sichtbar.

Nutzer können die Rolle „Nutzer" und „Administrator" einnehmen. In der Nutzerverwaltung können Filter auf die einzelnen Namen, Status und Rollen gesetzt werden. Zusätzlich lässt sich festlegen, wie viele Suchergebnisse pro Seite angezeigt werden sollen.

Abbildung 1 8: Nutzerverwaltung – Übersicht

Klicken Sie auf einen Benutzer, um dessen Informationen anzuzeigen und zu bearbeiten. Dabei werden Ihnen zusätzlich zu den öffentlich einsehbaren Informationen der Nutzerstatus, die Rolle und die Gruppen angezeigt, denen der Benutzer zugeordnet ist.

Abbildung 1 9: Nutzerverwaltung – Benutzerinformationen

Über den zweiten Tab können Sie als Administrator neue Nutzer einladen. Welche Eingabefelder Ihnen hier zur Verfügung stehen, hängt davon ab, ob Sie in den Integrationseinstellungen eine Anbindung zu LDAP/SharePoint/Confluence aktiviert haben oder nicht. Im Falle einer solchen Anbindung, sowie der Aktivierung der primären Authentifikation, können Nutzer einfach per Eingabe eines Alias eingeladen werden. Mehr zur Anbindung an LDAP/SharePoint/Confluence finden Sie unter 1.4 Integration. Ist eine solche Einstellung nicht getroffen, werden die Felder Vorname, Nachname, Alias und E-Mail-Adresse abgefragt. Der eingeladene Nutzer erhält anschließend eine E-Mail mit diesen Daten und kann diese gegebenenfalls noch einmal überarbeiten. Der Unterschied zum Einladen als einfacher Nutzer ist, dass die eingeladenen Benutzer sofort nach Ihrer Registrierung aktiviert sind und es keiner weiteren Bestätigung durch den Administrator bedarf.

Die Nutzergruppenverwaltung teilt sich wieder in einen Tab mit einer Übersicht über die vorhandenen Nutzergruppen und einen Tab zum Anlegen von neuen Gruppen. Nutzergruppen bieten die Möglichkeit, mehrere Nutzer zusammenzufassen, die zum Beispiel einer bestimmten Abteilung oder einem Projekt angehören. Diese Gruppen können anschließend bei der Vergabe von Zugriffsberechtigungen bei Themen verwendet werden.

Abbildung 1 10: Nutzergruppenverwaltung – Übersicht

Über den Tab „Gruppe anlegen" können Sie eine neue Gruppe anlegen. Dabei können Sie den Namen der Gruppe, einen Alias und eine Beschreibung eingeben. Mitglieder können hinzugefügt werden, indem im Suchfeld unter dem Punkt „Mitglied zur Gruppe hinzufügen" der Name oder das Kürzel eines Nutzers oder einer anderen Gruppe eingegeben wird und anschließend auf einen der daraus resultierenden Vorschläge und auf „Hinzufügen" geklickt wird. Im unteren Bereich des Feldes sehen Sie die Benutzer und Gruppen, die bereits Teil der Gruppe sind. Diese können entfernt werden, indem Sie „Löschen" klicken, der erscheint, wenn Sie mit der Maus über einen Benutzer bzw. eine Gruppe fahren. Eine Gruppe können Sie im Nachhinein bearbeiten, indem Sie die gewünschte Gruppe aus der Übersicht auswählen und dann die gewünschten Einstellungen vornehmen. Das Fenster ist dabei das gleiche wie bei der Erstellung einer Gruppe.

Abbildung 1 11: Nutzergruppenverwaltung – Gruppen bearbeiten

Unter Einstellungen finden Sie zwei Tabs: Nutzer und Gruppen. Diese Unterteilung soll es Ihnen vereinfachen, ihre Einstellung entweder für nutzer- oder gruppenspezifische Einstellungen zu tätigen. Unter den Einstellungen für Nutzer können Sie allgemeine Nutzereinstellungen festlegen, sowie Einstellungen zum Löschen von Nutzern. Unter den allgemeinen Nutzereinstellungen können Sie zunächst die Funktion aktivieren, dass neue Nutzer automatisch freigeschaltet werden. Ist diese Funktion nicht aktiv, so muss der Administrator jeden registrierten Nutzer erst noch bestätigen. Die zweite Funktion betrifft die Benachrichtigung bei aktiver Integration. Wenn dieses Häkchen gesetzt ist und der Nutzer sich zum ersten Mal automatisch über eine Integration (z. B. Confluence) anmeldet, so werden keine Aktivierungsemails an den Nutzer gesendet. Diese Option kann genutzt werden, um vor dem Nutzer zu verbergen, dass die Funktionalität der Integration über Communote bereitgestellt wird. Die dritte Option betrifft das Anlegen eines noch nicht vorhanden Nutzers, der aber in einem externen System, z.B. LDAP, vorhanden ist. Ist diese Option aktiviert, wird für den Nutzer automatisch ein Profil im Communote angelegt. Die dafür notwendigen Daten (Name, Vorname und Login) bezieht Communote vom externen System. Außerdem haben Sie die Möglichkeit eine Standardsprache für neue Nutzer festzulegen, welches die Fallbacksprache ist, wenn ein neuer Nutzer erstellt wird. Als Default ist Englisch ausgewählt.

In den Einstellungen zum Löschen von Nutzern können Sie festlegen, ob und wie ein Nutzer sich selbst löschen kann. Sie können dabei eine Löschung mit oder ohne Beibehaltung der Daten erlauben. Mit Daten sind in diesem Fall alle Notizen und Profildaten des Nutzers gemeint. Ist keines der beiden Felder aktiviert, kann der Nutzer sein Profil überhaupt nicht löschen. Sind beide aktiv, hat er die Auswahl. Wählt der Nutzer die Option seinen Benutzerzugang zu löschen und die Daten beizubehalten, so wird er auf den Status gelöscht gesetzt.

Sie können außerdem die Oberflächeneinstellung konfigurieren. Somit können sie festlegen, wie Ihre Nutzer den Nachrichtenstrom sehen. Sie haben folgende Einstellungsmöglichkeiten für den Standard-Tab: "Alle Nachrichten", Following, @Nutzer und Merkliste. "Alle Nachrichten" ist die Standardeinstellung nach der Installation.

Abbildung 1 12: Einstellung des Standard-Tabs

Unter dem Gruppen- Tab können sie allgemeine Einstellungen für Nutzergruppen vornehmen. Mit der Funktionen "Nutzergruppen Registrierung" wird ausgehend vom Nutzer in einem extern angebundenen System nachgeschlagen, in welchen Gruppen sich der Nutzer befindet. Wird eine Gruppe gefunden, in der der Nutzer ist, wird diese Gruppe bei aktivierter Funktion im Communote angelegt und der Nutzer dieser Gruppe zugeordnet. Ist die Gruppe schon in Communote vorhanden, wird der Nutzer dieser Gruppe hinzugefügt.

Abbildung 1 13: Allgemeine Einstellungen für Nutzergruppen

Mit dem Abfrageintervall konfigurieren Sie das Intervall, in welchem Communote nach Änderungen des eingebundenen Nutzerverzeichnisses, z.B. Active Directory, abfragt und diese gegebenenfalls synchronisiert. Sie können aber auch eine vollständige Synchronisierung starten, indem Sie auf den dafür vorgesehenen Button klicken.

1.4 Integration

Integrationsübersicht

Auf dieser Seite können Sie auswählen, wie Nutzer sich gegen Communote authentifizieren können. Dabei ist folgendes zu beachten:

  • Es ist nur möglich, eine externe Authentifizierung zu aktivieren. Ist keine externe Authentifizierung aktiviert, wird die interne Datenbank verwendet.
  • Die Authentifizierung auf die Datenbank kann erst dann deaktiviert wird, wenn eine primäre Authentifikation gewählt ist, in der auch ein aktiver Administrator existiert, um ein aussperren zu verhindern.
  • Wenn von einer externen Authentifikation auf Datenbankauthentifikation umgestellt wird, so sind keine Passwörter für die Nutzer des externen Systems in der internen Datenbank vorhanden. Nutzer, die vorher gegen das externe System authentifiziert wurden, können sich ein neues Passwort über die "Passwort vergessen"-Funktion erstellen.

Abbildung 1 14: Integration – Übersicht
Erst nachdem eine primäre Authentifikation gewählt wurde, und diese von einem Administrator festgelegt wurde, kann das Häkchen bei „Authentifizierung gegen interne Datenbank erlauben" entfernt werden.

Mit der Option "Anfragen an das externe Nutzerverzeichnis" können Sie festlegen, welchen Modus Communote nutzen sollen, um Nutzerinformationen zu synchronisieren. Ist der "Strikt" Modus aktiviert, so synchronisert sich Communote mit dem primären Verzeichnis, welches Sie definiert haben. Wenn Sie den "Flexibel" Modus wählen, sucht Communote den Nutzer in dem Verzeichnis, aus dem die Anfrage gestellt wird und synchronisiert die Nutzerinformationen mit diesem Verzeichnis.

Sharepoint und Confluence Integration

Weiterführende Informationen bzgl. der Konfiguration der Microsoft Sharepoint 2010 und Atlassian Confluence Anbindung finden Sie in unserem Supportportal in dem Bereich „Integrationen“.

LDAP Konfiguration

Abbildung 1 14: LDAP Integration

Sie haben die Möglichkeit, festzulegen, welche Art von Verbindungen Sie zu ihrem Nutzerverzeichnis einsetzen. Bei einer festen Verbindung ist die Angabe der LDAP Server URL, des Administrator Logins und die Art der Authentifizierung notwendig. Geben Sie die LDAP Server URL in folgendem Format an: ldap://your.ldap.server:389. Default ist dabei der Port 389. Falls der LDAP Server unter einem anderen Port läuft, ergänzen Sie diesen entsprechend.

Bei Auswahl der dynamischen Verbindung müssen zusätzlich noch ein Query Prefix und die Domain angegeben werden. Das Query Prefix ist der Name des SRV-Eintrags und wird verwendet, um den Server automatisch zu finden. Unter den erweiteren Einstellungen können Sie die Funktion für Paged Results aktivieren, sofern ihr Verzeichnis dies unterstützt. Nach der Aktivierung können Sie festlegen, wie viele Ergebnisse pro Seite Sie übermitteln möchten.

Desweitern muss ein Bind User und Passwort angegeben werden. Als Syntax für den Bind User muss der volle DN Name verwendet werden. Dieser Nutzer wird als Authentifizierung für sämtliche LDAP Anfragen verwendet.

Für die Benutzersynchronisation ist die Angabe der LDAP Search Base und des LDAP Suchfilters notwendig. Geben Sie weiterhin an, ob untergeordnete Strukturen (Subtrees) durchsucht werden sollen. Die LDAP Search Base definiert, welche Teile des LDAPs von Communote beachtet werden, um Nutzer zu finden bzw. Authentifizierungen zu prüfen .Wenn das Feld „Search subtrees" aktiviert ist, so werden auch Nutzer gefunden, die in untergeordneten Knoten enthalten sind, Beispiele für LDAP Search Base: CN=Users,dc=company,DC=com

Der LDAP Suchfilter schränkt unabhängig von der LDAP Search Base weiter ein, welche Objekte im LDAP berücksichtigt werden. Beispiele dafür sind:

  • (objectClass=*)

Falls Sie die Daten ihres LDAP Servers nicht kennen, so helfen Tools wie jexplorer, um den LDAP zu durchsuchen, und die Einstellungen zu finden, die notwendig sind. Außerdem haben Sie die Möglichkeit den inkrementellen Modus für die Synchronisation zu aktivieren. Ist dieser Modus aktiviert, werden nur noch Veränderungen seit der letzten Synchronisation abgefragt.

Im Anschluss müssen Sie die Attribute angeben, die mit den Communote Benutzerattributen synchronisiert werden sollen. Synchronisiert werden die Attribute Objektbezeichner (uid), die Benutzerkennung (alias), E-Mail (email), der Vorname (firstname) und der Nachname (lastname) des Benutzers. Aktivieren Sie bei „isBinary" für „uid", wenn dieses Attribut, welches Sie an dieser Stelle verwenden wollen, im Binärformat im LDAP hinterlegt ist. Geben Sie anschließend die Login Daten ihres LDAP Accounts an.

Neben der Unterstützung der Authentifizierung von Nutzern über ein LDAP bietet Communote auch die Möglichkeit Gruppen aus LDAP zu synchronisieren. Diese Gruppen können dann für Themenberechtigungen verwendet werden. Die LDAP Gruppensynchronisiation kann über die Option „Benutzergruppensynchronisation" aktiviert werden. Hier können analog zur LDAP Nutzerauthentifizierung LDAP Search Base, Suchfilter angegeben werden. Dabei können mehrere Search Bases angegeben werden. Zudem können Sie, analog zu der Benutzersynchronisation, den inkrementellen Synchronistaionsmodus aktiveren. Analog müssen auch die LDAP Attribute angegeben werden, anhand derer die Gruppen in Communote angelegt werden können. Diese sind: Objektbezeichner (uid), der Gruppenname (name), ein eindeutiger Kurzbezeichner (alias) und eine Beschreibung der Gruppe (description). Aktivieren Sie bei „isBinary" für „uid", wenn dieses Attribut, welches Sie an dieser Stelle verwenden wollen, im Binärformat im LDAP hinterlegt ist. Hinweis: Es werden alle Gruppen synchronisiert sowie die Zuordnung zu bestehenden Nutzern. Es werden nicht alle Nutzer in Communote geladen. Wenn sich ein neuer Nutzer im System anmeldet, so wird der neue Nutzer erst nachdem die Gruppensynchronisierung erneut gelaufen ist seinen Nutzergruppen im Communote zugewiesen. Die Synchronisierung der Gruppen basiert auf DNs. Bei Änderungen an den DN Gruppen werden diese neue angelegt, wobei es zu Konflikten kommen kann. In diesem Fall muss die Datenbank manuell angepasst werden.

Abbildung 1 14: LDAP Guppensynchronisierung

Um eine gesicherte LDAP-Verbindung über SSL(LDAPS) zu verwenden, reicht es aus die korrekte URL mit korrektem Port in das Feld für die LDAP Server URL einzutragen, z.B. ldaps://meinVerzeichnis.de:10636. Unter Umständen kann es vorkommen, dass Sie das Zertifikat des LDAPS-Servers Communote bekanntmachen müssen, z.B. wenn Ihr Server ein selbstsigniertes Zertifikat verwendet. Dieses können Sie im Administrationsbereich unter "Zertifikate" hochladen (siehe Abschnitt 2.1).

1.5 Sicherheit

Auf dieser Seite können Sie festlegen wie sich Communote verhalten soll, wenn eine Anmeldung eines Benutzers fehlschlägt. Legen Sie hier die fehlerhaften Anmeldeversuche bis zu einer temporären oder permanenten Sperrung fest. Unter den Sicherheitsberechtigungen können Sie festlegen, ob Nutzer globale Lese- und Schreibberechtigungen ihrer Themen erteilen können, d.h. ob sie einstellen können, dass alle Nutzer die von ihnen verwalteten Themen lesen und Einträge verfassen können. Außerdem können sie die bisher gesetzten Berechtigungen für "Alle Nutzer" entfernen. Diese Option bietet sich vorallem für Nutzer älterer Communote Versionen an.

Abbildung 1 15: Themen- und Nutzereinstellungen

Die Option „Anonymer Zugriff" erlaubt bei Aktivierung den anonymen Lesezugriff auf einThema. Das bedeutet, dass Nutzer Einträge lesen können ohne dass sie im Communote registriert sind. Diese Einstellung ist für die Nutzung des Plugins insbesondere in einem Intranet geeignet. Im Administrationsbereich kann diese Option grundsätzlich aktiviert oder deaktiviert werden. Wenn diese Option aktiviert ist, so kann jeder Themenmanager seinen Themen anonymen Zugriff gewähren. Dies eignet sich vorallem bei der gemeinsamen Nutzung mit externen Personen. Somit sind mehrere Authentifikationen möglich. Das heißt, dass externe Nutzer nicht mehr im LDAP registriert seinen müssen, sondern nur im Communote registiert werden können.

Abbildung 1 16:  Anonymer Zugriff

Außerdem können Sie festlegen, ob es ein öffentliches Thema geben soll, auf den alle Nutzer Zugriff haben und das keinem spezifischen Thema zugeordnet ist.

Abbildung 1 17: Standardthema definieren

Die Einstellungen zum IP Adressfilter bestehen aus zwei Tabs: der Übersicht über bereits erstellte Filter und einem Tab für die Erstellung neuer Filter. Geben Sie einen Namen für den Filter ein, bestimmen Sie ob der Filter aktiviert werden soll und wofür (API, RSS, Web, XMPP). Definieren Sie anschließend eine IP Adresse oder bestimmte Bereiche.

Abbildung 1 18: IP Adressfilter

SSL (Secure Sockets Layer) wird bei den Login- und Registrierungsprozessen automatisch zur sicheren Datenübertragung angewendet. Sie können in diesem Bereich festlegen, für welche Dienste SSL angewendet werden soll. Sie haben dabei die Auswahl zwischen Web, API und RSS.

Abbildung 1 19: SSL

 

1.6 Lizenz

Lizenzarten

Für eine uneingeschränkte Nutzung Ihrer Anwendung ist der Erwerb einer gültigen Nutzungslizenz notwendig. Ohne diese können Sie Communote drei Monate lang mit unbegrenzter Nutzeranzahl kostenfrei benutzen. Alternativ können Sie Communote zeitlich unbegrenzt kostenfrei verwenden, solange die Anzahl der Nutzer 10 nicht überschreitet. Es gibt zwei Arten von Lizenzen: Wenn Sie Communote als Online-Dienst unter www.communote.com nutzen, so müssen Sie Credits erwerben. Dabei wird pro Monat für jeden aktivierten Nutzer 1 Credit abgezogen. Die Abbuchung erfolgt jeweils zum Anfang des Monats oder dann wenn der Nutzer zum ersten Mal aktiviert wird. Wenn Sie Communote als eigene Installation betreiben, so benötigen Sie eine Softwarelizenz um Communote mit voller Funktionalität nutzen zu können. Softwarelizenzen beinhalten eine bestimmte Anzahl von Nutzern, die mit Communote arbeiten können. Die Small Business Lizenz erlaubt beispielsweise eine maximale Anzahl von 50 Nutzern.

Communote als Online-Dienst

In diesem Bereich der Administration können Sie Ihr Credit-Konto verwalten. Credits werden benötigt, um Communote Nutzer für einen Monat freizuschalten. Sie benötigen für jeden Monat immer so viele Credits wie es aktive Nutzer in Ihrem System gibt. Der Tab „Übersicht" zeigt Ihnen wichtige Informationen zu den verbleibenden und bereits verbrauchten Credits (Abbildung 1 22).

Abbildung 1 22 Übersicht des Credit-Kontos Neue Credits können über den Tab „Credits kaufen" erworben werden (Abbildung 1 23). Das Formular für den Kauf ist mit Ihren Nutzerdaten vorausgefüllt. Bitte ergänzen Sie fehlende Informationen. Wenn Sie das Formular absenden, werden Sie auf die Seiten unseres Partners Share-IT weitergeleitet. Dort sind bereits Ihre Daten vorausgefüllt und die von Ihnen gewählte Lizenz liegt im Warenkorb (Abbildung 1 24). Vergleichen Sie diese Daten und wechseln Sie zum nächsten Bestellschritt. Bevor Sie den Einkauf der Credits bei Share-IT abschließen, müssen Sie unter „Zusätzliche Bestellinformationen" Ihre Communote ID  eintragen. Sie finden diese auf der Übersichtsseite in der Creditverwaltung Ihrer Administration (Abbildung 1 22). Nach erfolgreichem Abschluss Ihrer Bestellung werden die Credits automatisch Ihrer Communote ID gutgeschrieben. Dies kann einige Minuten dauern. Zusätzlich bekommen Sie den Lizenzschlüssel für die Credits als Datei per E-Mail zugesandt. Sie können diese alternativ direkt im Communote im Tab „Lizenz hinzufügen" gutschreiben lassen (Abbildung 1 29).

Abbildung 1 23 Credits für die Nutzerfreischaltung kaufen

Abbildung 1 24 Warenkorb bei Share-IT

Abbildung 1 25 Eingabe der Communote ID vor Bestellabschluss

Communote als Installationspaket

In der Administration unter der Kategorie Lizenz finden Sie einen Bereich unter dem Sie Ihre Lizenzen bequem verwalten können. Den aktuellen Status zu Ihrer Softwarelizenz finden Sie im Tab „Übersicht" (Abbildung 1 26). Sie können hier auch einsehen, wann der Support Ihrer Lizenz oder die Lizenz selbst ausläuft und wie die Server-ID zur Ihrer Installation lautet. Letztere wird für den Erwerb einer gültigen Lizenz benötigt. Der Support wird benötigt, um neue Versionen von Communote verwenden zu können. Zum Erwerb einer Communote-Lizenz werden Ihnen im Tab „Lizenz erwerben" zwei Möglichkeiten angeboten. Sie können von hier direkt auf die Webseite unseres Partners Share-IT wechseln und im Katalog eines unserer Lizenzprodukte auswählen. Nach erfolgreichem Abschluss Ihrer Bestellung bekommen Sie die Lizenz als Datei per E-Mail zugesandt. Um die Lizenz in Ihrer Communote-Installation freizuschalten, müssen Sie den Inhalt der Datei unverändert in das Formular im Tab „Lizenz hinzufügen" einfügen (Abbildung 1 29). Als zweite Option zum Erwerb einer Lizenz wird Ihnen die Möglichkeit angeboten eine Lizenz direkt aus der Anwendung heraus zu erwerben. Füllen Sie dazu das Formular aus, welches nach dem Klick auf „Verfügbare Produkte anzeigen" eingeblendet wird. Wenn Sie das Formular absenden, werden Sie ebenfalls auf die Seiten von Share-IT weitergeleitet. Dort sollten dann bereits Ihre Daten vorausgefüllt sein und die von Ihnen gewählte Lizenz im Warenkorb liegen. Vergleichen Sie diese Daten und wechseln Sie zum nächsten Bestellschritt. Bevor Sie den Einkauf der Softwarelizenz bei Share-IT abschließen, müssen Sie unter „Zusätzliche Bestellinformationen" Ihre Server ID eintragen (Abbildung 1 25). Sie finden diese auf der Übersichtsseite in der Lizenzverwaltung Ihrer Administration (Abbildung 1 26).

Abbildung 1 26 Übersichtsseite der Lizenzverwaltung

Abbildung 1 27 Lizenz erwerben

Im dritten Tab „Lizenz hinzufügen" (Abbildung 1 29) können Sie Ihren Lizenzschlüssel manuell hinzufügen. Beim Kauf der Lizenz über Share-IT wird Ihnen die gültige Lizenz als Datei per E-Mail zugesandt. Kopieren Sie den vollständigen Lizenzschlüssel aus der Lizenzdatei und fügen Sie ihn in das Textfeld ein.

Abbildung 1 28 Eingabe der Server ID vor Bestellabschluss

Abbildung 1 29 Lizenz hinzufügen

Im Unterpunkt Nutzungsbedingungen können Sie die Vertragsbedingungen für die Überlassung der Software „Communote" noch einmal nachlesen. Die Bedingungen haben Sie bereits während der Installation der Anwendung akzeptiert.

2. Systemadministration

Die Optionen in diesem Bereich sind nur für Administratoren sichtbar, die eine eigene Installation verwenden.

2.1 Anwendung

In diesem Bereich können Sie die Adresse, über die Ihr Server erreichbar ist, einstellen. Diese Werte werden dazu verwendet, um Links in E-Mails und anderen Benachrichtigungen korrekt darzustellen. Dies ist zum Beispiel notwendig, wenn ihr Server nicht direkt erreichbar ist, sondern Anfragen über einen weiteren Server, z.B. eine Firewall, geleitet werden. Hinweis: Bitte aktivieren Sie das Feld „Server unterstützt HTTPS" nur, wenn dies auch wirklich der Fall ist, da es ansonsten passieren kann, dass Ihr Server nicht mehr erreichbar ist. Testen Sie es ganz einfach, indem Sie in der Adresszeile ihres Browser „http" durch „https" ersetzen.

Abbildung 2 1: Server Einstellungen

Communote ist standardmäßig dafür konfiguriert im ROOT-Kontext des Servers zu laufen. Soll Communote in einem anderen Kontext verwendet werden, so können Sie den Namen des Kontexts im Feld „Kontext" angeben. Communote bietet die Möglichkeit alle Dateiuploads auf Viren zu prüfen und gegebenenfalls infizierte Dateien zu verwerfen, damit Computerviren nicht über das Microblogging System verbreitet werden können. Dafür bietet der Konfigurationsbereich „Virenscanner" die Möglichkeit Communote für die Nutzung eines externen Antivirenscanners einzurichten. Es stehen Ihnen bei der Konfiguration zwei Möglichkeiten zur Verfügung. Zum einen die Verbindung mit einem extern installierten Clam AntiVirus Service (Abbildung 22) und zum anderen die Nutzung eines Kommandozeilen-Virenscanners (Abbildung 23). Clam AV ist ein freiverfügbarer Virenscanner, der unter folgender URL bezogen werden kann: http://www.clamav.net

Abbildung 2 2: Claim AntiVirus Service

Abbildung 2 3: Kommandozeilen-Virenscanner

Nachdem Sie den Virenscanner aktiviert haben, prüfen Sie ob der Dateiupload noch funktioniert. Falls der Virenscanner falsch konfiguriert ist, so können keine Dateien hochgeladen werden! Prüfen Sie ebenso, ob der Virenscanner einen Testvirus ordnungsgemäß erkennt. Dies ist über den eicar Testvirus möglich: http://www.eicar.org/anti_virus_test_file.htm

Diese Liste zeigt Zertifikate, welche verwendet werden um vertrauenswürdige Verbindungen zu anderen Systemen aufzubauen, z.B. zur Verbindung mit dem Mailserver für ausgehende E-Mails. Zu Beginn enthält die Liste alle Zertifikate ihrer installierten Java-Version. Über den Tab „Zertifikat hochladen" können Sie weitere Zertifikate hochladen. Diese müssen vom Format X.509 Version 3 sein und in einem gültigen Format vorliegen.  Aktuell gültige Zertifikate werden mit einem markiert, abgelaufene mit einem . Zertifikate deren Gültigkeit erst in der Zukunft beginnen, sind mit einem gekennzeichnet.Zertifikate können gelöscht werden, indem Sie mit der Maus über das Zertifikat fahren und das angezeigte Symbol am Ende der Zeile drücken. Hinweis: Änderungen an Zertifikaten erfordern einen Neustart der Anwendung.

Abbildung 2 4: Übersicht über die Zertifikate

2.2 Kommunikation

In diesem Bereich können Sie Communote für den Empfang von Nachrichten per E-Mail konfigurieren (Abbildung 25). Zur Konfiguration gehört die Eingabe der Zugangsdaten für einen IMAP Mail-Server und die Angabe der E-Mail-Adresse an die Nachrichten gesendet werden können. Wenn Mail-In konfiguriert und aktiviert ist, ordnet Communote eingehende Nachrichten einem Thema zu und erstellt aus dem Nachrichteninhalt eine Nachricht. Eine Nachricht wird auf dem Mail-Server als gelöscht markiert, sobald Communote aus einer Nachricht erfolgreich einen Beitrag im Thema erstellt hat. Falls im Nachrichtentext Nutzer zur Benachrichtigung mit „@" referenziert werden, die keine Leserechte auf das Thema haben, oder andere Themen mit „&" referenziert werden, auf die der aktuelle Nutzer keine Schreibrechte hat, so wird die Nachricht dennoch im Communote erstellt und auch die E-Mail auf dem Mail-Server als gelöscht markiert. Jedoch erhält der Nutzer zusätzlich einen entsprechenden Hinweis per E-Mail das etwas nicht funktioniert hat. Auch in den folgenden Fällen markiert Communote die E-Mail als gelöscht und schickt einen Hinweis an den Absender:

  • die Erstellung der Nachricht im Communote ist nicht möglich (z.B. wenn der Themenalias nicht bekannt ist),
  • eine E-Mail wurde ohne Text versendet oder
  • die E-Mail wurde von einem unbekannten Nutzer versendet (es existiert kein Communote Nutzer mit dieser E-Mail-Adresse).

Bei der Konfiguration von Mail-In für Communote wird zwischen zwei Modi unterschieden, um Nachrichten an einem Thema zu adressieren: „Single Address Mode" und „Multi Address Mode". Im „Single Address Mode" gibt es nur eine Empfängeradresse an die Nutzer Nachrichten schicken können (Abbildung 25). Die Themenzuordnung erfolgt in diesem Fall über die Betreffzeile der E-Mail, in der der Themenalias in eckigen Klammern steht. Der Absender der Nachricht wird als Autor für den Beitrag eingesetzt. Grundsätzlich gilt hier: Nachrichten von Nutzern, die in Communote nicht bekannt sind und deren Betreff nicht einem syntaktisch korrekten Themenalias entsprechen, werden ohne Hinweis an den Absender der E-Mail auf dem Server als gelöscht markiert. Im „Multi Address Mode" wird jedem Thema eine eigene E-Mailadresse nach vorgegebenem Muster zugeordnet über die Nutzer Beiträge schreiben können (Abbildung 26). Der Inhalt der Betreffzeile ist dabei nicht wichtig und wird im erstellten Beitrag auch nicht eingearbeitet. Auch in diesem Modus wird der Absender der E-Mail als Autor für den Beitrag herangezogen. Grundsätzlich gilt in diesem Modus, dass Nachrichten vom Mail-In Service unberücksichtigt auf dem Mailserver belassen werden, wenn die E-Mail-Adresse des Empfängers nicht dem konfigurierten Muster entspricht.

Abbildung 2 5: Single Address Mode

Abbildung 2 6: Multi Address Mode

In diesem Teil des Administrationsbereichs konfigurieren Sie Ihre Communote Anwendung zur Nutzung eines Postausgangsservers (Abbildung 27). Diese Einstellungen sind wichtig, damit Communote E-Mails verschicken kann, zum Beispiel an Nutzer während des Registrierungsprozesses, um die E-Mail-Adresse des Nutzers zu bestätigen oder zum Versand von Systemnachrichten an den Administrator.

Abbildung 2 7: Einstellungen für den E-Mail-Versand

Communote unterstützt den Versand (zurzeit nur Benachrichtigungen) und Empfang von Nachrichten über XMPP. Hinweis: Um XMPP nutzen zu können wird ein zusätzlicher XMPP-Server benötigt. Derzeit unterstützt Communote nur Openfire als XMPP-Server. Für diese Server werden Plug-Ins bereitgestellt, die zuvor installiert werden müssen. Eine detaillierte Anleitung wie Openfire zu installieren und konfigurieren ist, finden Sie in Kapitel 2 im Installationshandbuch. Unter dem Tab „Openfire" sowie in der Installationsanleitung finden Sie Anweisungen, wie der XMPP-Server konfiguriert werden muss, um mit Communote kommunizieren zu können. Unter dem Tab „Zugangseinstellungen" (Abbildung 28) müssen Sie die Logindaten des Bots angeben. Die Zugangsdaten sollten Sie von Ihrem XMPP-Serverbetreiber bekommen. Hinweis: Bei den Zugangsdaten ist zu beachten, dass beim Login nicht die komplette Jabber ID (JID) angegeben wird, sondern lediglich der Teil vor dem @-Symbol. Ist die Jabber ID des Bots „CommunoteBot@meinJabberServer.de", so ist der Login „CommunoteBot".

Abbildung 2 8: Zugangseinstellungen XMPP

Im zweiten Tab „Erweiterte Einstellungen" (Abbildung 29) müssen Sie Einstellungen vornehmen, die vom Bot benötigt werden, damit er Nachrichten korrekt senden und empfangen kann. Diese Einstellungen werden in ähnlicher Form auch vom XMPP-Server verwendet. Der Wert für „Suffix für Nutzer" besteht im Allgemeinen aus dem @-Symbol und der Serveradresse Ihrer Communote-Instanz und wird dazu verwendet, den Nutzernamen im Communote von der Jabber ID des Nutzers im XMPP-Server zu trennen. Ist Ihre Communote-Instanz unter der Adresse „http://www.meinCommunote.de" erreichbar, ist der Wert für „Suffix für Nutzer" wahrscheinlich „@meinCommunote.de". „Suffix für Themen" wird benötigt, um die Jabber ID des Themas von dem eigentlichen Alias des Themas im Communote zu trennen. Das erste Zeichen muss das @-Symbol sein. Danach kommen ein frei wählbarer Begriff und die Adresse Ihres Communote-Servers. Der frei wählbare Begriff muss im Openfire Server für die Subdomain des Alias verwendet werden (vgl. Tab „Openfire"). Mit der „Wartezeit zwischen neuen Nachrichten in ms" können Sie festlegen, wie lange Nutzer zwischen dem Versand zweier Nachrichten über XMPP warten müssen.

Abbildung 2 9: Erweiterte Einstellungen XMPP

2.3 Protokollierung

In diesem Abschnitt der Administration können Sie die Logdateien komfortabel einsehen und herunterladen. Hinweise zur Konfiguration der Protokollierung finden Sie im Installationshandbuch Kapitel „3.1. Logdateien".

Inhalte

Hier legen Sie fest, wo Communote hochgeladene Anhänge speichern soll. Communote muss Schreibzugriff auf dieses Verzeichnis haben (Abbildung 2 10). Hinweis: Ändern Sie das Verzeichnis, müssen Sie den Inhalt des ursprünglichen Verzeichnisses manuell in das neue Verzeichnis kopieren, da bestehende Anhänge sonst nicht mehr verfügbar sind.

Abbildung 2 10: Datenspeicher

Auf dieser Seite können Sie die Höchstgrenzen für Nutzerbilder (inkl. Logo) und Anhänge festlegen. Um das Hochladen generell zu verbieten, können Sie einen Wert von 0 (null) eintragen. Die Werte werden in KB (Kilo Byte) angegeben. In Abbildung 2 11 finden Sie ein Beispiel, in dem die maximale Größe von Dateianhängen auf 10 MB und Nutzerbilder und Logos auf 1 MB begrenzt sind.

Abbildung 2 11: Hochladen

2.4 Erweiterungen

Auf dieser Seite finden Sie eine Übersicht über installierte Erweiterungen und deren Version sowie Status.


Abbildung 2 12: Erweiterungen

Außerdem finden Sie unter diesem Punkt die Konfigurationsmöglichkeiten für die Aktivitäten und andere Plugins. Aktivitäten sind von einem Nutzer (ggf. ein Systemnutzer) ausgelöste Ereignisse, die in Communote durch eine Systemnachricht angezeigt werden. Die Systemnachricht beschreibt die Aktion, die die Person mit oder an einem Objekt durchgeführt hat. Eine Nutzeraktivität kann beispielsweise die Änderungen an Zugriffsrechten zu einem Thema sein. Communote speichert Aktivitäten immer themen- sowie nutzerbezogen. Das heißt, dass eine Aktivitätsmeldung dem Nutzer zugeordnet wird, der das Ereignis ausgelöst hat und die Aktivitätsmeldung wird im Nachrichtenstrom des zugeordneten Themas angezeigt. Bei den Aktivitäten wird nach Communote und externen Aktivitäten, welche z.B. durch SharePoint ausgelöst werden.

Abbildung 2 13: Aktivitäten

Für jede verfügbare Aktivität können Sie hier festlegen, ob eine Aktivitätsnachricht erstellt wird. Sie können zudem festlegen, ob und nach wie vielen Tagen die Meldungen aus Ihrem System gelöscht werden. In der Standardkonfiguration werden Meldungen nach 180 Tagen automatisch entfernt. Wenn Sie nicht wünschen, dass Aktivitäten automatisch gelöscht werden, dann tragen Sie in das Feld eine 0 (Null) ein. Beachten Sie, dass Aktivitätsmeldungen nur entfernt werden, wenn die Meldung keinen Kommentar hat und von keinem Nutzer gemerkt/gemocht wird.

Falls Sie eine Aktivität in der Konfiguration nicht deaktivieren können, handelt es sich um eine Aktivität, die über ein Integrationssystem gesteuert wird. Bei externen Aktivitäten liegen die Einstellung der Aktivierung bei deren Integrationssystemen.

 

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