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8. Anmelden und registrieren

Um sich für einen frei zugänglichen Communote Microblog zu registrieren, müssen Sie nichts anderes tun als Ihre E-Mail-Adresse in das Registrierungsfeld einzutragen (siehe Abbildung 8 1). Sie erhalten nun automatisch eine E-Mail mit einem Bestätigungslink, über den Sie Ihre Registrierung abschließen können. In Abhängigkeit von der Konfiguration Ihres Communotes kann es möglich sein, dass Sie ein Communote Administrator noch freischalten muss, bevor Sie Communote nutzen können. Sobald dies geschehen ist, erhalten Sie eine entsprechende E-Mail und können sich dann im Communote System anmelden.

Abbildung 8 1: Anmeldung & Registrierung

Eventuell handelt es sich bei Ihrem Communote System nicht um einen offenen sondern um einen geschlossenen Microblog. In diesem Fall könnte es möglich sein, dass Sie das Registrierungsfeld nicht sehen und explizit von einem anderen Nutzer oder dem Administrator des Communotes eingeladen werden müssen. Nach der Einladung bekommen Sie ebenfalls eine E-Mail mit einem Link um den Einladungsprozess abzuschließen. Auch hier kann es notwendig sein, dass Sie ein Administrator noch freischalten muss, bevor Sie Communote nutzen können.

9. Nachrichten schreiben

Mit Communote erstellen Sie schnell und einfach Mitteilungen, Notizen oder Protokolle und sind dabei - anders  als bei anderen Microblogging-Diensten - nicht an eine Zeichenbegrenzung gebunden. Sie können Ihre Nachricht mit einfachen Formatierungen versehen und beliebige Dateien oder auch Hyperlinks anfügen. Bilder in den Formaten JPG, PNG oder GIF werden nach dem Absenden direkt als Vorschau an der Nachricht angezeigt. Wenn Sie Video-Links aus Youtube oder Vimeo verschicken, können Sie die Videos direkt im Communote abspielen. Mit der @mentions Funktion werden Ihre Kollegen direkt benachrichtigt.

Nachrichten schreiben

Zum Erstellen neuer Nachrichten finden Sie oberhalb einer Nachichtenliste immer ein Eingabefeld, das sich beim Klick in den Nachrichteneditor wandelt. Sie können sofort mit dem Schreiben Ihrer Nachricht beginnen und Ihren Text mit einfachen Formatierungen wie beispielsweise fett, kursiv oder unterstrichen vor dem Absenden bearbeiten.

Weiterhin bietet der Editor noch verschiedene Nachrichtenoptionen („Themen“, „Personen“, „Schlagworte“ und „Anhänge“) an, mit der Sie Ihre Nachrichten um zusätzliche Inhalte und Informationen erweitern können. Diese Optionen können Sie bei Bedarf zuschalten. Es öffnen sich jeweils eigene kleine Bereiche, in denen Eingaben vorgenommen werden können. Die Einträge, die in den Nachrichtenoptionen hinzugefügt wurden, bleiben in diesem Eingabefeld stehen und werden durch mit einer Umrandung dargestellt. Bei Bedarf können einzelne Einträge per Mausklick oder auch intuitiv mit der Tastatur entfernt werden.

Abbildung 9 1: Nachrichteneditor

 

Themen

Nachrichten sind in Communote immer themenspezifisch. Das bedeutet, dass Sie sich vor dem Absenden einer Nachricht entscheiden müssen, in welchem Thema die Nachricht gespeichert werden soll. Communote erleichtert Ihnen die Themenauswahl, indem es bei einem ausgewählten Thema (über „Auswählen & Öffnen“) den Themennamen bereits in den Nachrichteneditor einträgt. Sollten Sie keine Schreibrechte auf ein Thema haben oder befinden Sie sich in der Gesamtübersicht der Nachrichten (vertikale Navigation: Übersicht > Nachrichten), dann bleibt das Zielthema unausgefüllt oder es zeigt ein für Ihr System definiertes Standardthema im Editor an. Sie können jederzeit das Thema im Editor ändern oder weitere Themen hinzufügen. Es ist seit Version 3.0 zusätzlich möglich, unabhängig von der gerade ausgewählten Nachrichtenliste (über „Auswählen & Öffnen“) in andere Themen zu schreiben.

Damit die Nachricht erfolgreich abgeschickt werden kann, muss mindestens ein Thema ausgewählt werden. Zum Absenden Ihrer Nachricht verwenden Sie die blaue Schaltfläche „Senden“ oder das Tastenkürzel Strg + Enter.

 

Abbildung 9 2: Thema auswählen im Editor


Schlagwörter

Tags bzw. Schlagwörter dienen dazu, dem Inhalt von Communote eine klare Struktur zu geben und die Suche nach Inhalten zu erleichtern. Es gibt zwei Möglichkeiten, um Ihre Nachrichten mit Tags zu versehen: Einerseits können Sie ein Hashtag innerhalb Ihrer Nachricht setzen (Rautenzeichen (#) vor einem Wort) und andererseits können Sie über die Nachrichtenoption „Schlagworte“ unter dem Texteingabefeld verwenden, um Schlagworte einzufügen (siehe Abbildung 9 3).

Communote schlägt Ihnen schon während der Eingabe passend zu Ihrer Eingabe mögliche Schlagworte vor, die bereits in Communote verwendet wurden. Sie können die Vorschläge für Ihre Nachricht entweder übernehmen und somit im Communote einheitliche Schlagworte verwenden oder Sie ignorieren die Vorschläge und tippen einfach weiter, um so ein neues Schlagwort zu erstellen.

Eine angezeigte Liste mit Vorschlägen können Sie jederzeit mit der Esc-Taste ausblenden, wenn Sie die Vorschläge für die aktuelle Eingabe nicht benötigen. Sie können die Funktion für Vorschläge im Texteingabefeld über die Editor-Einstellungen für die aktuelle Nachricht oder generell für alle zukünftigen Nachrichten ausschalten. Die Einstellungen für den Editor finden Sie hinter dem Zahnrad-Menü in der Werkzeugleiste des Editors.

Abbildung 9 3: Tags in Nachricht - # und auto suggest Tagauswahl


Anhänge

Communote gibt Ihnen die Möglichkeit, Dateien an eine Nachricht anzufügen und diese mit anderen Nutzern zu teilen. In der Standardkonfiguration können Sie Dateien mit einer Größe von 10 MB hochladen. Wie groß konkret Anhänge in Ihrem Communote sein dürfen, erfragen Sie bitte bei Ihrem Administrator.

Um einen oder mehrere Anhänge an Ihre Nachricht hinzuzufügen, klicken Sie auf die Nachrichtenoption „Anhänge“ unterhalb des Texteingabefelds vom Nachrichteneditor. Es wird Ihnen eine Schaltfläche „Datei hochladen“ angezeigt, über die Sie Dateien von Ihrem Computer auswählen und hochladen können. Vor dem Absenden der Nachricht können Sie sich die Anhänge noch einmal ansehen und gegebenenfalls auch wieder von der Nachricht entfernen.

Abbildung 9 4: Dateien an eine Nachricht hängen (links) | Anhänge einer Nachricht erneut einsehen (rechts)


Benachrichtigung anderer Nutzer

Sie können andere Nutzer auf Ihre Nachricht aufmerksam machen, sie in der Nachricht erwähnen oder auch direkt ansprechen. Die Nutzer werden dann per E-Mail über Ihre Nachricht informiert und im Commuote weist eine Markierung an Ihrer Nachricht auf die Erwähnung hin.

Zur Benachrichtigung bietet Communote, ähnlich wie bei den Schlagworten, zwei Wege an: Sie können das Namenskürzel einer Person mit einem vorangestellten @-Zeichen in den Nachrichtentext einfügen (siehe Abbildung 9 5) oder Sie verwenden die Nachrichtenoption „Personen“ unterhalb des Texteingabefelds (siehe Abbildung 9 6).

Aktivieren Sie die Benachrichtigung, indem Sie ein @ einfügen und dahinter ohne Leerzeichen das Namenskürzel der zu benachrichtigenden Person. Sie finden das Kürzel einer Person heraus, indem Sie mit dem Mauszeiger über das Nutzerfoto oder den angezeigten Namen der entsprechenden Person fahren. Dabei wird Ihnen der volle Name und in Klammern das Kürzel angezeigt (siehe Abbildung 9 7). Sie müssen das Namenskürzel der Person aber nicht kennen oder suchen, denn Communote zeigt Ihnen auch Vorschläge für Ihre Eingaben an. Sobald Sie nach der Eingabe des @-Zeichens beginnen den Namen der Person einzugeben. Wenn Sie eine Person aus den angezeigten Vorschlägen auswählen, ersetzt Communote den vollständigen Namen durch @namenskürzel und informiert diesen Nutzer, sobald Sie Ihre Nachricht abgeschickt haben.


Abbildung 9 5: Benachrichtigung über @- Zeichen

 

Abbildung 9 6: Benachrichtigungsfeld „Personen“ inkl. der Vorschlagsfunktion zum leichteren Auffinden von einer Person

 

Abbildung 9 7: Namenskürzel einer Person

 

Wenn Sie mit einer Nachricht gleich mehrere Personen erreichen möchten, müssen Sie nicht jeden Empfänger separat ansprechen, sondern können komfortabel mehrere Nutzer gleichzeitig ansprechen. Entsprechend der Erwähnung von einzelnen Personen mittels @-Zeichen, wird hier ein doppeltes @-Zeichen verwendet. Sie haben die Möglichkeit, alle berechtigten Nutzer eines Themas, alle Autoren, alle Themenverwalter oder alle Teilnehmer einer Diskussion zu erwähnen. In der folgenden Tabelle finden Sie die Möglichkeiten mit einer Beschreibung aufgelistet.

@@allAlle berechtigten Nutzer eines Themas werden benachrichtigt.
@@authorsAlle Autoren (schreibberechtigte Nutzer) des Themas werden benachrichtigt. Hat ein Nutzer eine Nachricht/Antwort geschrieben, dann gilt er als Autor des Themas.
@@managersAlle Themenverwalter des Themas werden benachrichtigt.
@@discussionAlle Nutzer, die bereits eine Antwort zu der Nachricht geschrieben haben, werden mit einer Mitteilung informiert. (Ist nur beim Antworten verfügbar!)


Hinweis: Direktnachrichten können nur an @@managers geschrieben werden.

 

Abbildung 9 8: Nachrichten an mehrere Personen versenden


In einer Standardkonfiguration können Sie über die @@-Notation maximal 100 Nutzer benachrichtigen. Das heißt, sollte ein Thema mehr als 100 zugriffsberechtigte Nutzer haben, kann diese Funktion nicht verwendet werden – in diesem Fall wird Ihnen Communote einen Hinweis beim Abschicken der Nachricht anzeigen. Diese Obergrenze kann in größeren Unternehmen dazu verwendet werden, um das Aufkommen unnötig vieler Benachrichtigungen zu minimieren.

Sie können mit Communote verschiedene Hyperlinks in Ihre Nachricht einbauen. Die einfachste Art besteht darin, die URL einer Webadresse in die Nachricht einzufügen. Communote erkennt dann automatisch, dass es sich hierbei um einen Link handelt und macht diesen klickbar. Sie können auch bestimmte Worte oder Wortgruppen mit einem Hyperlink versehen. Markieren Sie dafür die entsprechenden Worte und wählen Sie aus der Werkzeugleiste des Editors den Befehl „Insert/Edit Link“. Es öffnet Sich nun ein Fenster, in welchem Sie die URL eingeben und dem Link einen Titel geben können (siehe Abbildung 9 9).

Abbildung 9 9: Hyperlinks einfügen

 

Weiterhin ist es möglich, auf Nachrichten innerhalb von Communote zu verlinken. Dafür benötigen Sie den entsprechenden Permalink einer Nachricht (Der Permalink ist der dauerhafter Identifikator in Form von einer URL). Den Permalink erhalten Sie, wenn Sie unter einer Nachricht „mehr“ auswählen und dann „Permalink“. Sie müssen diesen Menüpunkt nicht anklicken, sondern können den Permalink per Rechtsklick und „Link-Adresse kopieren“ (kann je nach benutztem Browser leicht variieren) in die Zwischenablage kopieren und anschließend in Ihre eigene Nachricht einfügen. Klicken Sie den Menüpunkt „Permalink“ an, werden Sie automatisch zu einer neuen Seite geleitet, auf der die Nachricht angezeigt wird.

Neben Nachrichten haben auch Personen, Themen und Schlagworte einen Permalink. Diesen Finden Sie in der jeweiligen Visitenkarte im „mehr“ Menü.


Emoticons

Communote unterstützt eine Auswahl der gängigsten Emoticons, welche nach dem Absenden der Nachricht automatisch in graphische Smileys umgewandelt werden. Eine Übersicht über alle Emoticons mit den dazugehörigen Zeichen finden Sie in der nachfolgenden Abbildung.

Abbildung 9 10: Emoticons Cheat-Sheet

 

Autosave

Communote erstellt automatisch in regelmäßigen Abständen eine Sicherung, während Sie eine neue Nachricht verfassen. Wenn eine Sicherung erfolgreich erstellt wurde, wird dies rechts unter dem Texteingabefeld angezeigt (siehe Abbildung 9 11). Sollten Sie bei einer längeren Nachricht die Arbeit einmal unterbrechen müssen, wird automatisch diese letzte Sicherung Ihrer Nachricht geladen und im Editor angezeigt. Sie erkennen es zusätzlich an dem Text „Sicherung wurde geladen.“, der unterhalb des Texteingabefelds angezeigt wird.

Eine Sicherung können Sie verwerfen, indem Sie unterhalb des Texteingabefelds auf "Abbrechen" klicken und die Sicherheitsabfrage mit „Ja“ bestätigen.

Hinweis: Commuote speichert nur einen Entwurf beim Erstellen einer neuen Nachricht. Sollten Sie also in einem anderen Browser eine weitere Nachricht beginnen, dann wird die vorherige Sicherung überschrieben.

Abbildung 9 11: Automatische Sicherung beim Erstellen von Nachrichten

Kommentieren und beantworten von Nachrichten

Wenn Sie in einem Thema schreiben dürfen, dann können Sie auch auf alle veröffentlichten Nachrichten eine Antwort erstellen und somit Ihren Kollegen ein Feedback geben. Die Funktionen des Antworten-Editors sind identisch zum Editor beim Erstellen von Nachrichten (siehe oben). Jedoch fehlt beim Editor beim Antworten die Option „Themen“, da das Thema ja bereits vorgegeben ist.

Zum Antworten fahren Sie mit dem Mauszeiger über die Nachricht und klicken auf die daraufhin erscheinende Aktion „Antworten“. Der Editor öffnet sich mit automatisch eingefügter Benachrichtigung an den Autor. Ihre Antwort schicken Sie mit der Funktion „Senden“ oder einfach und bequem mit dem Tastenkürzel Strg + Enter ab.

Wenn Sie die Nachrichtenliste in der Diskussionsansicht (Kommentare werden direkt unter einer Nachricht angezeigt) betrachten, gibt es auch die Möglichkeit, schnell eine Antwort auf die Nachricht zu erstellen. Sobald ein Kommentar vorhanden ist, wird ein einfaches Eingabefeld angeboten, um schnell eine Antwort ohne Formatierungen zu erstellen (siehe nachfolgende Abbildung). Aus dem einfachen Editor können Sie jederzeit zum erweiterten Editor (Rich Text Editor) wechseln.

 

Abbildung 9 12: Schnell eine Antwort erstellen über ein einfaches Eingabefeld

Autosave

Communote erstellt in regelmäßigen Abständen automatisch eine Sicherung, während Sie die Antwort verfassen. Wenn eine Sicherung erfolgreich erstellt wurde, wird dies rechts unter dem Texteingabefeld angezeigt. Sollten Sie bei einer längeren Antwort die Arbeit unterbrechen müssen, wird automatisch diese letzte Sicherung Ihrer Antwort geladen, wenn Sie erneut auf diese Nachricht antworten wollen und „Antworten“ klicken. Sie erkennen es zusätzlich an dem Text „Sicherung wurde geladen.“, welcher unterhalb des Texteingabefelds angezeigt wird.

Eine Sicherung können Sie verwerfen, in dem Sie unterhalb des Texteingabefelds auf "Abbrechen" klicken.

Hinweis: Commuote speichert einen Entwurf zu jeder Antwort, die Sie bei verschiedenen Nachrichten beginnen. Das bedeutet, dass Sie parallel auf unterschiedliche Nachrichten antworten können und für jede Antwort eine separate Sicherung durch Communote erstellt wird.

 

Nachrichten bearbeiten

Ist Ihnen ein Fehler unterlaufen oder haben Sie etwas Wichtiges vergessen, haben Sie die Möglichkeit, Ihre eigenen Nachrichten und Antworten nachträglich zu bearbeiten (siehe Abbildung 9 13).

Zum Bearbeiten fahren Sie mit dem Mauszeiger über die Nachricht und klicken auf die die Aktion „Bearbeiten“, die hinter dem erweiterten Menüpunkt „Mehr“ zu finden ist. Der Editor öffnet sich und lädt die Nachricht. Wenn Sie fertig mit der Bearbeitung sind, klicken Sie auf „Speichern“ oder nutzen das Tastenkürzel Strg + Enter.

 

Abbildung 9 13: Nachrichten bearbeiten

Autosave

Communote erstellt auch beim Bearbeiten in regelmäßigen Abständen eine Sicherung. Dies kann nützlich sein, wenn Sie während der Bearbeitung versehentlich das Browserfenster schließen. Die Sicherung wird geladen, sobald Sie ein

Wenn Sie die Bearbeitung über den "Abbrechen Knopf" verwerfen, wird der Editor geschlossen und ein vorhandener Autosave verworfen. Wenn Sie die Nachricht danach erneut bearbeiten, wird Ihnen wieder der ursprüngliche Nachrichteninhalt angezeigt.

Nachrichten entfernen

Sie haben weiterhin die Möglichkeit, Ihre eigenen Nachrichten nachträglich zu löschen (siehe Abbildung 9 14).

Um eine Nachricht zu entfernen, halten Sie den Mauszeiger über die zu löschende Nachricht, damit die Aktionen angezeigt werden und wählen Sie über „Mehr“ die Aktion „Löschen“ aus. Die Sicherheitsabfrage bestätigen Sie mit „Ja“ und die Nachricht wird unwiderruflich entfernt.

Es gelten folgende Bedingungen beim Löschen:

  • Eine Nachricht kann entfernt werden, wenn Sie selbst der Autor der Nachricht sind.
  • Eine Nachricht kann entfernt werden, solange es keine Antwort auf diese Nachricht gibt.
  • Wenn Sie Themenverwalter sind, können Sie Nachrichten von anderen Nutzern entfernen.
  • Wenn Sie Themenverwalter sind, können Sie Diskussionen entfernen.

 

Abbildung 9 14: Nachrichten löschen

 

Nachrichten verschieben

Eine Nachricht oder eine Diskussion kann vom Autor selbst oder vom Themenverwalter mit der Aktion „Verschieben“ später in ein anderes Thema bewegt werden.

Es gelten folgende Bedingungen beim Verschieben:

  • Es kann nur die gesamte Diskussion verschoben werden. Einzelne Antworten können nicht bewegt werden.
  • Nachrichten können nur in ein Thema bewegt werden, in dem Sie auch Schreibrechte besitzen.

 

Abbildung 9 15: Nachrichten verschieben

 

Nachrichten per E-Mail senden

Sie können neue Nachrichten auch per E-Mail erstellen, ohne im Communote angemeldet zu sein. Dazu müssen Sie nur die E-Mail-Adresse des Themas kennen und über einen gültigen Nutzeraccount verfügen.

Die E-Mail-Adresse eines Themas finden Sie im Profil des Themas. Wählen Sie dazu ein Thema über „Auswählen & Öffnen“ und klicken in der horizontalen Navigation (unterhalb des Themenbanners) auf „Info“ (siehe Abbildung 9 16). In den angezeigten Informationen zum Thema wird die E-Mail-Adresse angezeigt und öffnet bei einem Klick auf die Adresse Ihr Standardprogramm für E-Mails. Sollte die E-Mail-Adresse nicht angezeigt werden, wurde die Funktion für Ihr Communote System deaktiviert und Sie können keine Nachrichten per E-Mail erstellen.

Je nach Konfiguration von Communote kann ein Thema über eine eigene eindeutige E-Mail-Adresse verfügen, die beim Erstellen des Themas automatisch erzeugt wird (beispielsweise name_des_themas.microblog@communote.com) oder aber es gibt nur eine systemweite E-Mail-Adresse, an die Nachrichten geschickt werden können. Falls es nur eine systemweite Adresse gibt, erfolgt die Themenzuordnung über die Betreffzeile der E-Mail, in der der Themenalias in eckigen Klammern steht und nicht verändert werden darf – z.B. wäre dies bei dem Thema aus Abbildung 9 16 [orga]. Bei einer systemweiten Mailadresse wird die Betreffzeile von Communote nur für die Themenzuordnung verwendet, eine anderweitige Auswertung erfolgt nicht.

Abbildung 9 16: Informationen zum Thema

Wenn Sie also eine Nachricht per Mail erstellen möchten, adressieren Sie Ihre Mail an die entsprechende E-Mail-Adresse des Themas. Tags (#tag) und Benachrichtigungen (@benutzerkürzel) können nach demselben Muster eingefügt werden, wie Sie es bereits vom Nachrichteneditor von Communote her kennen. Dateianhänge können ebenfalls mit einer E-Mail an Communote geschickt werden.

 

Abbildung 9 17: Nachrichten per Mail senden

Empfangen Sie per E-Mail eine Benachrichtigung über eine neue Nachricht und möchten darauf antworten, dann können Sie über die Antwortfunktion Ihres E-Mail-Programms (z.B. Outlook) eine Antwort an Communote senden. Communote empfängt Ihre E-Mail und wandelt diese in eine Antwort auf die Nachricht um. Eine Diskussion bleibt auf diesem Weg nachvollziehbar.

Wichtig: Dies funktioniert nur, wenn der E-Mail Empfang in Communote aktiviert ist. Achten Sie auch darauf, dass Sie beim Antworten weder die Empfängeradresse noch den Betreff ändern.

Es gelten folgende Bedingungen beim E-Mail-Versand:

  • Sie müssen einen gültigen Nutzeraccount für das Communote System haben
  • Sie müssen mit der E-Mail-Adresse schreiben, die für Ihren Nutzeraccount hinterlegt ist
  • Die Betreffzeile ist wichtig bei einer systemweiten Adresse für Themen, ansonsten wird die Betreffzeile von Communote nicht ausgewertet
  • Zum Antworten müssen Sie die Antwortenfunktion des E-Mail-Programms verwenden, sonst wird keine Antwort erstellt sondern eine neue Nachricht.

 

Direktnachrichten

Direktnachrichten sind private Nachrichten, die zwischen zwei oder mehreren Nutzern ausgetauscht werden können. Diese Nachrichten sind nur für den Empfänger und den Autor sichtbar. Direktnachrichten können wie normale Nachrichten über das Nachrichtenfeld oder als Antwort auf einen bestehenden Eintrag erstellt werden. Zusätzlich muss die Direktnachricht als solche gekennzeichnet und die Empfänger müssen angegeben werden.

Sie haben die Möglichkeit, die Nachricht im Nachrichtentext selbst als Direktnachricht zu kennzeichnen. Beginnen Sie dazu Ihre Nachricht mit dem Buchstaben „d“ (für Direktnachricht) gefolgt von einem Leerzeichen. Schreiben Sie anschließend die Namenskürzel der Personen, die diese Nachricht sehen sollen. Die Namenskürzel beginnen wie üblich mit einem @-Zeichen und werden mit Leerzeichen voneinander getrennt aufgeschrieben. Erst dann folgt der eigentliche Nachrichtentext (siehe Texteingabefeld in Abbildung 9 18).

Es gibt eine weitere Möglichkeit, eine Nachricht als Direktnachricht zu kennzeichnen: Nutzen Sie dazu die Option „Personen“, welche sich unter dem Texteingabefeld befindet. Fügen Sie hier beliebige Personen als Empfänger ein und aktivieren Sie die Option „als Direktnachricht versenden“. Schreiben Sie dann Ihre Nachricht wie gewohnt (siehe Abbildung 9 18).

Abbildung 9 18: Im Text als Direktnachricht kennzeichnen

Wenn Sie Schreibrechte für das Thema besitzen, können Sie auf eine Direktnachricht antworten. Ihnen steht dann frei, allen bisherigen Empfängern dieser Nachricht zu antworten oder nur einer Auswahl. Es ist nicht möglich, neue Personen als Empfänger in die Antwort mit aufzunehmen.

Es gelten folgende Bedingungen für Direktnachrichten:

  • Eine Direktnachricht kann solange bearbeitet oder gelöscht werden, bis eine Antwort eingestellt wird.
  • Eine Direktnachricht kann durch Bearbeiten nicht in eine normale Nachricht umgewandelt werden.
  • Eine Nachricht kann durch Bearbeiten nicht in eine Direktnachricht umgewandelt werden.
  • @mentions innerhalb des Nachrichtentextes gelten nicht als Empfänger der Direktnachricht.
  • Antworten können nur an alle bisherigen Empfänger einer Direktnachricht geschrieben werden.
  • Die Empfänger können beim Antworten weiter eingeschränkt werden.

 

10. Nachrichten lesen

Nachrichtenansicht

Es gibt in Communote zwei unterschiedliche Ansichten auf die Nachrichten:

  • Die Diskussionsansicht zeigt eine Konversation (Ursprungsnachricht und Kommentare) zusammenhängend in der Nachrichtenliste an (siehe Abbildung 10 1 – links).
  • Die Nachrichtenansicht zeigt alle Nachrichten einzeln untereinander in zeitlicher Reihenfolge an (siehe Abbildung 10 1 – rechts). Bei Bedarf können Sie eine Diskussion zusammenhängend angezeigt lassen.

Um zwischen den beiden Ansichten zu wechseln, gibt es oberhalb der angezeigten Nachrichten ein Auswahlmenü (siehe Abbildung 10 2).

 

Abbildung 10 1: Ansichtsmöglichkeiten: Diskussions- (links) vs Beitragsansicht (rechts)


Abbildung 10 2: Auswahlmöglichkeit Ansicht: klassische oder Diskussionsansicht

Themen und Personen

In der linken Menüleiste finden Sie den Punkt „Themen" über den Sie auf die Themenübersicht (Abbildung 10 3 links) gelangen. In dieser Sicht werden Ihnen alle Themen anzeigt, auf die Sie Zugriff haben. Auch hier gibt es unterschiedliche Untersichten und Filtermöglichkeiten. So haben Sie die Möglichkeit durch die Themenhierarchie zu navigieren („Verzeichnis”), alle lesbaren Themen („Alle”), die gefolgten Themen („Following”) oder nur die Themen anzuzeigen, die als Themenmanager verwalten („Meine Themen”). Über die Filter auf der rechten Seite können Sie in der jeweiligen Untersicht nach Themen mit bestimmten Schlagworten filtern oder Themen anhand des Titels suchen.

In der „Alle” Sicht können Sie zwischen zwei Ansichtsmöglichkeiten wählen. Sie können sich die Themen nach Ober- und Unterthemen sortiert anzeigen lassen oder sich eine Gesamtliste aller Themen anzeigen lassen, in denen alle Themen alphabetisch sortiert auftauchen. Zwischen den beiden Ansichten können Sie mittels einer Funktion am rechten oberen Rand wechseln (siehe Abbildung 10 4).

Durch das Anklicken eines Themas gelangen Sie in die Themensicht des Themas (Abbildung 10 3 rechts). Hier können Sie weiter zu den Unterthemen navigieren oder sich die Nachrichten des Themas (inklusive der Unterthemen), die berechtigten Personen sowie zusätzliche Informationen zum Thema (wie z.B. eine Beschreibung) anzeigen lassen.

Abbildung 10 3: Themenübersicht (links) & Themensicht (rechts)

Abbildung 10 4: Themen in alphabetischer Reihenfolge. Funktion zum Ansichtwechsel markiert.

Analog zur Themenübersicht gibt es auch eine Personenübersicht (Abbildung 10 5), welche Sie über den Link „Personen"  in der linken Menüleiste erreichen. In dieser Sicht sind alle in Ihrem Communote registrierten Personen alphabetisch aufgelistet . Darüber hinaus existiert auch eine Untersicht, welche alle Personen enthält, denen Sie folgen. Analog zur Themensicht haben Sie hier über den rechten Filterbereich die Möglichkeit direkt nach Personen zu suchen oder nach Schlagworten zu filtern. Die Schlagworte sind dabei die Interessen, die jeder Nutzer in seinem Profil hinterlegen kann (siehe Profil-Einstellungen).

Abbildung 10 5: Personenübersicht

 

Nachrichten organisieren

Nachrichten „merken“

Um einen besseren Überblick zu erhalten und wichtige Nachrichten nicht aus dem Auge zu verlieren, können Sie sich Nachrichten "merken". Unterhalb einer Nachricht gibt es ein Feld, in dem Sie neben "Antworten" und "Mögen" auch "Merken" auswählen können (siehe Abbildung 10 6). Wenn Sie sich einen Beitrag "gemerkt" haben, erscheint er im Tab "Merkliste". Sie können Beiträge aus der Merkliste entfernen, indem Sie den Tab "Merkliste" auswählen und wie zuvor auch "Merken" auswählen, um den Vorgang rückgängig zu machen.

Abbildung 10 6: Merken

Nachrichten „folgen“

Eine weitere Möglichkeit, Ihr Communote nach Ihren persönlichen Interessen zu filtern, besteht in der "Following"-Funktion. Mit deren Hilfe können Sie gezielt Aktivitäten in einem Thema verfolgen. Dabei können Sie Themen, Schlagwörtern oder Nutzern "Folgen". Ihre persönlich festgelegten Aktivitäten erscheinen dann zusammengefasst in Ihrem "Following"-Tab.

Die Folgen Funktion (siehe Abbildung 10 7), über die Sie einem Thema, einem Nutzer oder einem Schlagwort folgen bzw. nicht mehr folgen können, wird Ihnen an verschiedenen Stellen angeboten:

  • in den Visitenkarten zu einem Thema, Nutzer oder Schlagwort, welche jeweils erscheint, wenn Sie den Mauszeiger kurz über das jeweilige Element in der Nachrichtenliste halten
  • in der Themenübersicht (folgen des jeweiligen Themas)
  • in der Personenübersicht
  • in der Themensicht (also nach auswählen eines Themas), Personensicht und Tagsicht. Hier wird die Folgen Funktion im Banner des Themas bzw. der Person eingeblendet, wenn Sie den Mauszeiger kurz darüber ruhen lassen.

Abbildung 10 7: Einer Person folgen (links) | Einer Person nicht mehr folgen (rechts)

Nachrichten „mögen“

Unterhalb einer Nachricht können Sie zusätzlich angeben, dass Sie die Nachricht „Mögen“. So können Sie anderen Nutzern zeigen, dass Ihnen die Nachricht gefallen hat. Wenn Sie über eine Nachricht fahren, erscheint unter dem Nachrichtstext ein Daumensymbol, welches Sie nun anklicken. Wenn Sie auf das Daumensymbol klicken, können Sie sehen, wer diese Nachricht außer Ihnen noch mag (siehe Abbildung 10 8).

Abbildung 10 8: Nachrichten „mögen“

RSS & RTF

Oberhalb der Nachrichten befinden sich ein Einstellungs-Rädchen, hinter dem sich zwei Einstellungen verbergen: Der RTF-Export, bei dem die Nachrichten der aktuellen Ansicht in ein Dokument konvertieren, welches z.B. mit Microsoft Word geöffnet werden kann. Mit dem RSS-Feed ist es möglich, die Änderungen eines Themas über ein RSS Feed zu abonnieren (siehe Abbildung 10 9).  

  Abbildung 10 9: RTF und RSS

Je nachdem, ob und welches Programm Sie installiert haben, sieht der Ablauf dabei unterschiedlich aus. Sie können die Feeds mit Ihrem Browser abonnieren oder einen der zahlreichen RSS Reader benutzen und diese dort einbinden. Beachten Sie dabei, dass der RSS Reader authentifizierte Feeds unterstützen muss.

 

11. Themen verwalten

Themeneingrenzung

Themenauswahl /Themenfilter

Auf der linken Seite können Sie ein Thema auswählen, in welchem Sie lesen und/oder schreiben möchten. Sie können das Thema entweder direkt in das Eingabefeld eingeben und dann auswählen, oder Sie wählen zunächst „Themen“ aus und klicken dann das gewünschte Thema an. Haben Sie ein spezifisches Thema ausgewählt, so bezieht sich auch die Suchfunktion auf dieses Thema (siehe Unten). Möchten Sie wieder in die Ansicht aller Nachrichten wechseln, so wählen Sie "Nachrichten" auf der linken Seite aus.

  Abbildung 11 1: Themenauswahl

Meine Favoriten

Themen, in denen Sie häufig lesen und schreiben, können Sie sich als Favorit abspeichern, damit Sie in Zukunft leichter darauf zugreifen können. Wenn Sie ein Thema geöffnet haben, können Sie es mit dem "Pin" neben dem Themennamen auf der linken Seite an Ihre Favoritenliste anpinnen (siehe Abbildung 11 2). Wenn es eine neue Nachricht in einem Ihrer favorisierten Themen gibt, so werden Sie darüber mit einer kleinen Anzeige informiert. Sie können Themen auch wieder aus Ihrer Favoritenliste löschen, indem Sie nach Auswahl des Favoriten das "X" neben dem Themennamen anklicken. Über Drag&Drop können Sie die Favoriten umsortieren. Beachten Sie hier bitte, dass dies nicht auf Touch-Geräten möglich ist.


Abbildung 11 2: Themen als Favoriten anpinnen

Hinweis: Neben Themen können Sie auf die gleiche Art und Weise auch Personen oder Schlagworte als Favorit speichern.

Themen koordinieren

Thema anlegen und bearbeiten

Ein neues Thema können Sie in der Themenübersicht anlegen. Wählen Sie das Plus-Zeichen, das als erstes Thema eingeblendet ist (siehe Abbildung 11 3), aus und es erscheint automatisch ein neues Fenster, in dem Sie die Themenspezifika angeben können (siehe Abbildung 11 4). Durch die Erstellung eines Themas wird im Anschluss automatisch dessen Themen Manager angezeigt.

Abbildung 11 3: Thema anlegen

Abbildung 11 4: Themenspezifika angeben

In den Themeneigenschaften können Sie als Themen-Manager die Eigenschaften wie Thementitel oder den Alias ändern und Sie können die Eigenschaften des ausgewählten Themas betrachten und bearbeiten. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, die Option zur Protokollierung der Zugriffsrechte durch eine Systemnachricht zu aktivieren. Bitte beachten Sie, dass diese Systemnachrichten nicht gelöscht werden können.

Sollten Sie Ihr Thema löschen wollen, so finden Sie diese Option ebenfalls unter den Themeneigenschaften

Haben Sie nun Ihr Thema erstellt, erscheint es in der Themenübersichtsseite und kann über die Suchfunktion gefunden werden. Möchten sie nun weitere Änderungen durchführen, wählen Sie in der Themenseite den Tab "Info" und hier die Funktion "Thema bearbeiten" aus (siehe Abbildung 11 5).

Abbildung 11 5: Themeninfo

Hier haben Sie nun die Möglichkeit, das Themenbild (für die Übersichtsseite), den Themenbanner, Zugriffsrechte und Themenstruktur zu bearbeiten sowie neue Nutzer einzuladen.

Abbildung 11 6: Thema bearbeiten

Unterthemen festlegen

Um Themen miteinander zu verknüpfen, können Sie Unterthemen anlegen. Wählen Sie dafür in den Themen-Einstellungen den Punkt Themenstruktur aus. Hier ist es möglich, bereits angelegte Themen als Unterthemen festzulegen. Geben Sie dafür den Namen des gewünschten Unterthemas in das Dialogfeld ein.

Abbildung 11 7: Unterthemen festlegen

Themenberechtigungen

Als Ersteller eines Themas sind Sie automatisch der Themen-Manager dieses Themas. Sie können jedoch auch weitere Themen-Manager zu einem Thema hinzufügen. Sie können außerdem einzelnen Nutzern bestimmte Zugriffsrechte zuteilen. Während Sie einen Namen eingeben, hilft Ihnen die Vorschlagsfunktion dabei, die richtigen Nutzer zu finden. Unter Zugriffsrechte können Sie aus den Rechten "Verwalten", "Schreiben" und "Lesen" wählen. Teilen Sie einem Nutzer das Zugriffsrecht "Verwalten" zu, so hat er die gleichen Rechte wie Sie als Themenersteller selbst. Vorhandene Nutzerrechte können Sie durch einen Klick auf das Symbol unter der Zugriffsrechte bearbeiten. Wenn Sie Zugriffsrechte wieder entfernen möchten, klicken Sie dafür auf „löschen" neben dem jeweiligen Nutzer.

Sollten in Ihrem Communote Nutzergruppen vorhanden sein (z.B. durch eine manuelle Pflege durch den Communote Administrator oder durch eine Anbindung an ein externes Nutzerrepository über LDAP), könnten Sie neben Nutzern auch die Gruppen berechtigen, wodurch alle Mitglieder der Gruppe die vergebene Berechtigung hätten.

Abbildung 11 8: Zugriffsrechte

Nutzer zum Thema einladen

Sie haben außerdem die Möglichkeit, Nutzer einzuladen. Wählen Sie dafür den entsprechenden Tab in der Themenverwaltung aus, geben Sie den Namen und das Kürzel des Nutzers ein, und legen Sie die Sprache sowie das Zugriffsrecht fest. Das Kürzel des Nutzers ist im Anschluss für den Nutzer selbst nicht mehr veränderbar (der Communote Administrator kann es aber ändern). Klicken Sie anschließend auf „Nutzer einladen", erhält der Nutzer eine E-Mail, die ihn über das Thema und seine Zugriffsrechte informiert und zur Bestätigung der Einladung auffordert.

Abbildung 11 9: Nutzer einladen

12. Suchfunktionen und Filter

Communote ermöglicht es, für die Suche nach bestimmten Nachrichten Filter zu setzen und so den Suchbereich einzugrenzen. Diese Suchfunktion ist für die Version 3.0 vollständig überarbeitet worden und kann nun einige neue Funktionen aufweisen:

Anhand von Text, Schlagwort, Autor und Thema können Sie gezielt nach Nachrichten filtern und suchen. Dafür genügt ein Klick auf den entsprechenden Autor, das Thema oder das Schlagwort. Sie können diese direkt aus Nachrichten auswählen oder aus der Schlagwortwolke am rechten Bildschirmrand. Dort kann auch ein selbst gewählten Begriff in das Suchfeld eingegeben werden (siehe nächster Abschnitt).

Sobald Sie nach etwas gefiltert haben erscheint unter dem Suchfeld eine Zusammenfassung der aktuellen Filterung. Indem Sie die darin enthalten Wörter erneut anklicken, können Sie diese wieder aus dem Filter entfernen.

Hinweis: Die verschiedenen Filter können miteinander kombiniert werden. Je mehr Filter Sie auswählen, desto stärker wird die Suche eingegrenzt und desto weniger Suchresultate erhalten Sie auch.

Kontextsuche

Wenn Sie einen konreten Nachrichteninhalt suchen, dann können Sie ganz spezifisch danach suchen, ohne die anderen Suchfunktionen dafür zu benötigen. Dazu geben Sie einfach das gewünschte Stichwort ein und bestätigen die suchen mit Enter oder bestätigen mit der Lupe (siehe Abbildung 12 1). Ihnen werden zusätzlich mögliche Inhalte und Schlagworte vorgeschlagen, die Sie direkt aus der Suche anwählen können. Suchen Sie etwas anderes, dann können Sie einfach weiter tippen und das richtige Suchwort eingeben.

Abbildung 12 1: Kontextsuche

Tagcloud

Die Tagcloud gibt eine Übersicht über die im Communote häufig benutzten Schlagwarte (Tags). Je größer ein Tag in der Tagcloud dargestellt ist, desto häufiger kommt es in dem jeweiligen Thema oder im gesamten Portal vor. Wählen Sie ein Tag in der Tagcloud aus, so gelangen Sie zu einer nach diesem Tag gefilterten Suche.

Abbildung 12 2: Tagcloud / Schlagwortwolke

Autorenfilter

Über den Autorenfilter können Sie nach Nachrichten filtern, die von einem bestimmten Autor verfasst wurden. Sie erhalten eine Übersicht über alle Autoren, die in dem Thema, in dem Sie sich aktuell befinden, die Rolle des "Autors" inne haben und können den Autor anhand seines Profilbildes auswählen. Das Kürzel des Autors können Sie einsehen, wenn Sie mit dem Mauszeiger kurz über das Profilbild fahren.

Abbildung 12 3: Autorenfilter

 

Inhaltsfilter

Der Inhaltsfilter ist nützlich, wenn Sie nach einem bestimmten Nachrichtenformat oder einer Nachricht mit einem bestimmten Anhang suchen. Sie können hier genau auswählen, was die Nachricht, die Sie suchen, enthalten soll: Ein Bild, Dokument, einen Link, eine Aktivität, einen Anhang oder ein Video. Wählen Sie einen der Inhalte aus, so werden nur Nachrichten angezeigt, die diesen Inhalt auch enthalten.

Abbildung 12 4: Inhaltsfilter

Zeitraumfilter

Auch den Zeitraum, in welchem die Nachricht, die Sie suchen, entstanden ist, können Sie festlegen. Mit der Schnellauswahl können Sie entweder die letzte Woche oder den letzten Monat auswählen. Sie können aber auch ein genaues Datum in die Suchmaske eingeben. Dazu erscheint, sobald Sie auf das Eingabefeld der Zeitraumsuche klicken, eine Kalenderansicht, mit der Sie den genauen Zeitraum festlegen können. Mit den Pfeilen am oberen Rand können Sie jeweils den Monat wechseln.

Abbildung 12 5: nach Zeitraum filtern

 

13. Profil-Einstellungen

Wenn Sie „Ihr Name“ aus der Menüleiste auswählen und dort „Profil bearbeiten“ anklicken, können Sie Ihre Profildetails wie beispielsweise Firma, Telefonnummer und Schlagwörter bearbeiten (siehe Abbildung 13 1). 


Abbildung 13 1: Mein Profil

Sie können außerdem Ihr Profilbild ändern, wenn Sie innerhalb das Tabs „Profilbild und Banner“ > „Durchsuchen ...“ auswählen und auf Ihrem Rechner das entsprechende Bild auswählen. Nun können Sie den Bereich des Bildes auswählen, den Sie als Profilbild verwenden möchten. Wenn Sie dann „Übertragen“ auswählen, wird das Bild automatisch mit Ihrem Profil verknüpft. Sie müssen dies nicht erneut bestätigen. Wählen Sie die Option „Standard verwenden“ aus, wird Ihr Profilbild entfernt und stattdessen wird der Standard-Avatar verwendet.

Abbildung 13 2: Nutzerfoto anpassen

Ähnlich verhält es sich auch mit dem Banner für Ihren Profilbereich, den Sie ebenfalls in diesem Bereich bearbeiten können. Hier sollte allerdings beachtet werden, dass für den Banner das Bild bereits die vorgeschriebene Größe von 960px * 100px sein sollte, damit es in der Übersicht korrekt angezeigt werden kann.

Abbildung 13 3: Banner anpassen

Unter Benachrichtigungen können Sie Ihre Benachrichtigungseinstellungen bearbeiten (siehe Abbildung 13 4). Dafür sollten Sie sicherstellen, dass die E-Mail-Adresse, von der Sie bei Ihrer Registrierung die Bestätigung erhalten haben, zu den „vertrauenswürdigen Absendern“ gehört. Sollte dies nicht der Fall sein, könnte es passieren, dass die Communote-Benachrichtigungen in ihrem Spam-Ordner landen.

Sie haben mehrere Auswahlmöglichkeiten, über welche Inhalte Sie benachrichtigt werden möchten:

  • Erwähnungen – Sie werden informiert, wenn Sie in einer Nachricht mit „@nutzername“ erwähnt wurden (bisheriger Standard).
  • Beteiligte Diskussionen – Sie werden informiert, wenn es eine neue Antwort zu einer Diskussion gibt, an der Sie aktiv teilgenommen, also mindestens eine Antwort geschrieben haben.
  • Beim Mögen Ihrer Nachricht – Sie werden informiert, wenn eine von Ihnen verfasste Nachricht von einem anderen Nutzer mit einem „Daumen hoch“ bewertet wird.

Abbildung 13 4: Benachrichtigungen

Sie haben außerdem die Möglichkeit, Ihre E-Mail-Adresse zu ändern und ein neues Passwort festzulegen. Dabei zeigt Ihnen der Balken über der Passworteingabe an, wie gut Ihr Passwort geeignet ist. Wenn Sie Ihren Nutzerzugang löschen wollen, können Sie dies dort ebenfalls tun beziehungsweise beantragen. Je nach Einstellungen, die der Administrator gewählt hat, haben Sie dabei möglicherweise die Auswahl zwischen der Löschung all Ihrer Daten und der Löschung Ihres Benutzerzugangs mit Beibehaltung der von Ihnen angelegten Nachrichten und Profildaten.

14. Tag-Management

Als Communote Administrator können Sie die von Nutzern verwendeten Schlagworte (Tags) verwalten und pflegen. Beispielsweise, wenn Sie ein Schlagwort umbenennen wollen oder verschiedene Schreibweisen von Schlagworten unter einen neuen Namen zusammenführen möchten.

Bearbeiten, Zusammenführen oder Löschen

Um ein Schlagwort bearbeiten, zusammenführen oder löschen zu können, müssen Sie sich mit Administratorrechten an Communote anmelden und die Übersichtsseite dieses Schlagworts aufrufen.

Um die Übersichtsseite eines Schlagworts zu öffnen verwenden Sie „Auswählen & Öffnen“ (links oben in der Seitenleiste) oder die Visitenkarte eines Schlagworts, welche erscheint, wenn Sie einen kurzen Moment mit dem Mauszeiger über ein Schlagwort im Nachrichtentext zeigen.

Wenn Sie „Auswählen & Öffnen“ verwenden, starten Sie Ihre Suche, in dem Sie unter „Auswählen & Öffnen“ das gesuchte Schlagwort eingeben. Bereits nach der Eingabe der ersten Zeichen, wird sich eine Auswahl unter dem Eingabefeld öffnen und Ihnen werden Vorschläge passend zu Ihrer Eingabe angezeigt. Sobald die Vorschlagsliste im Bereich „Schlagworte“ das gesuchte Schlagwort auflistet, können Sie mit einem Klick auf den Eintrag die dazugehörige Schlagwort-Übersicht öffnen.

 

Die Übersichtsseite eines Schlagworts zeigt Ihnen eine Nachrichtenliste mit allen Nachrichten, in denen das Schlagwort verwendet wird. Als Administrator sehen Sie zusätzlich einen Reiter „Administration“. Wenn Sie in diesen Reiter wechseln, sehen Sie einen Dialog, wie er in der nachfolgenden Abbildung dargestellt ist.

 

Im Administrationsbereich des Schlagworts können Sie im oberen Eingabefeld einen neuen Namen für das Schlagwort eingeben und dieses mit „Ändern“ übernehmen.

Außerdem können Sie über dieses Eingabefeld auch ein Schlagwort mit einem anderen zusammenführen. Wählen Sie dazu ein existierendes Schlagwort aus der Vorschlagsliste aus, welche Ihnen unterhalb des Eingabefeldes angezeigt wird, sobald Sie mindestens ein Zeichen eingegeben haben. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit „Ändern“. Beim Zusammenführen der Schlagworte wird das alte Schlagwort mit dem neu ausgewählten ersetzt. Nachrichten, die mit dem alten Schlagwort versehen waren, sind dann mit dem neuen vertaggt. Hash-Tags des alten Schlagworts werden dabei in den Nachrichten nicht aktualisiert, sondern es wird lediglich die Verlinkung aufgehoben.

Im zweiten Abschnitt auf der Administrationsseite finden Sie die Funktion, um ein Schlagwort zu entfernen. Geben Sie dazu die ersten Zeichen des Schlagworts ein und wählen Sie es aus der Vorschlagsliste unterhalb des Eingabefeldes aus. Klicken Sie danach auf „Löschen“ und bestätigen Sie den folgenden Dialog mit „Ja“.

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